Verplichte e-facturatie voor B2B facturen vanaf 2026

De federale overheid heeft beslist dat een gestructureerde factuur (e-factuur) vanaf 2026 verplicht wordt voor B2B facturen. Dit houdt in dat elk bedrijf een aangepast softwarepakket nodig heeft voor het verzenden maar ook het ontvangen van e-facturen. Deze e-facturatie verloopt niet meer via e-mail, maar via het Europese PEPPOL-netwerk.

onFact ondersteunt deze e-facturatie al sinds 2017 en gebruikers van onze software hoeven dus geen speciale aanpassingen te doen. Zij hoeven enkel hun e-facturatie inbox te activeren en verkoopfacturen niet meer via e-mail te verzenden, maar via het specifieke PEPPOL-netwerk. Heb je nog geen PEPPOL-oplossing? Met onFact kan je in slechts enkele minuten starten met e-facturatie!

Om deze nieuwe wetgeving te ondersteunen, heeft de overheid een investeringsaftrek van 120% voorzien. Jouw onFact-abonnement is dus voor 120% aftrekbaar!

Wat is een E-factuur?

Een e-factuur is meer dan een PDF. Een PDF is eigenlijk niets meer dan een digitale kopie van een papieren factuur. Maar deze zijn voor de ontvanger moeilijk automatisch te verwerken: wat is nu juist de exacte factuurdatum, de bedragen, btw-tarieven, … ? Hier bestaan goede AI algoritmes voor (ook in onFact), maar deze herkenning is vaak complex. E-facturen bevatten naast een visuele weergave van de factuur, ook gestructureerde informatie die voor een computer zeer eenvoudig en correct uit te lezen is. Hierdoor is een 100% automatische herkenning van elk factuurveld mogelijk.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is een netwerk waarover facturen verzonden en ontvangen kunnen worden, zeer gelijkaardig aan e-mails, maar dan enkel voor bedrijfsdocumenten. Elk bedrijf heeft een inbox met een bepaald adres. Dit adres is bijna altijd gebaseerd op het btw-nummer en/of het kbo-nummer van een bedrijf. Zo kan je je facturatiesoftware het adres van je tegenpartij makkelijk opzoeken. Gespecialiseerde software, zoals het facturatieprogramma onFact, kan dan een digitale e-factuur aanleveren aan dit adres.

Wat zijn de voordelen van PEPPOL?

Deze verplichting hoeft niet nadelig te zijn voor jouw onderneming, maar heeft zelfs enkele interessante voordelen:

• Tijdswinst: je aankoopfacturen komen allemaal op dezelfde plaats aan, rechtstreeks in je software: je hoeft geen papieren facturen, facturen via e-mail, facturen via online portalen, … meer te gaan verzamelen, deze worden automatisch verzameld in je onFact account. Via onFact bezorg je ze ook nog eens eenvoudig aan je boekhouder: een enorme tijdswinst voor elk bedrijf.
• Efficiëntere verwerking: facturen zijn digitaal uitleesbaar: je hoeft zelf nooit meer iets over te typen, het programma kan je factuur volledig uitlezen en zo alle bedragen, data en bijvoorbeeld betaalinformatie overnemen. Via handige onFact-functies zoals de QR-code, Ponto-koppeling of betaalmandje, betaal je deze facturen in een handomdraai.
• Veiligheid: elke verzender op het PEPPOL-netwerk wordt geverifieerd. Er kunnen dus geen valse facturen meer verzonden worden.
• Ontvangstbevestiging: wanneer je een factuur verstuurt via het PEPPOL-netwerk, bevestigt de ontvanger de ontvangst ervan. Geen problemen meer met e-mails die verloren gaan of in de SPAM terechtkomen.

Ook voor verkoop aan particulieren?

Ben je een bedrijf dat enkel verkoopt aan particulieren? Dan zal je geen e-facturatie nodig hebben voor de verkoop aan je klanten. Echter zal je wel e-facturen moeten kunnen ontvangen. Dit zorgt ervoor dat je ook als B2C bedrijf, een gespecialiseerd facturatiepakket nodig zal hebben.

De verplichte e-facturatie tussen bedrijven vergt een aanpassing in de administratie van vrijwel elk bedrijf. Echter zal deze aanpassing heel wat voordelen bieden. Het is dus interessant niet af te wachten tot 2026 en nu al te starten met e-facturatie!