Voorraadbeheer

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is een cruciaal element van zowat elk bedrijf dat handel drijft en dus producten verkoopt. De voorraad vertegenwoordigt waarde, daarom is het essentieel om de goederenstroom van inkomende en uitgeleverde producten goed te beheren.

Het belang van goed inzicht in je voorraad

Elke onderneming bepaalt haar strategie wat betreft leveringen: op bestelling dus met een wachttijd, of vanuit voorraad. In het eerste geval is de voorraad beperkt, in het tweede model zorgt een uitgebreide voorraad dat de verkoper-leverancier meteen kan leveren, wat uiteraard een investering in de stock vereist. Er zijn tussenmodellen waarbij een bedrijf de snel roterende producten op stock houdt en meer specifieke of net de relatief dure producten op bestelling levert.

Een goed voorraadbeheer zorgt er voor dat je nooit de bestellingen door klanten achterna loopt. Je hebt altijd voldoende exemplaren van je producten op voorraad. Tegelijk zorgt voorraadbeheer er ook voor dat je duidelijk ziet welke producten (te lang) blijven liggen, en zo een flinke hap uit je beschikbare budget opnemen. Dergelijke producten zetten je beschikbare werkkapitaal vast.

Bij de snel roterende producten zal de verkoper-leverancier proberen om de voorraad per producttype nooit onder een minimaal peil te laten zakken. Dat is de ijzeren voorraad. Op dat niveau gaat meteen een bestelling buiten om de stock aan te vullen. Een stockbreuk betekent dat de voorraad van een bepaald product onverhoopt op nul valt. Dan moet de koper wachten tot het gewenste product weer beschikbaar wordt.

Voorraadbeheer is een evenwichtsoefening tussen de waarde die in de voorraad zit (dat is werkkapitaal) en de commerciële politiek die het bedrijf wil voeren. Wie zelfs gedeeltelijk met voorraad werkt, doet er goed aan om de hoeveelheid per artikel te kennen en bij te houden hoeveel eenheden van elk artikel binnen een bepaalde periode verkocht worden. Niet alleen loopt het opstellen van de jaarlijkse inventaris dan vlot omdat er referentiewaarden op een gestelde datum zijn, bovendien hou je als zelfstandige of bestuurder uitstekend voeling met de verkoop (wat loopt goed, wat minder en voor welke klanten staan bestellingen open).  

Voorraadbeheer in onFact

onFact is een facturatieprogramma, maar toch helpt onFact bij het voorraadbeheer vanuit het artikelbestand, de uitgeschreven facturen en je eigen aankopen via de module 'Stockbeheer'.

Stel dat je beginvoorraad van product A 12 is en een aankoopfactuur voor 25 eenheden binnenkomt. Dan wordt de stock van product A 12 + 25 = 37 eenheden. Zodra een klant product A bestelt, bijvoorbeeld 2 eenheden, zal bij de levering/facturatie de stock met 2 eenheden dalen tot 23. Bij de bestelling door die klant, nog voor de uitlevering, meldt onFact de virtuele stock op 23, want de 2 bestelde eenheden zijn als het ware ‘gereserveerd’ voor levering. Zo krijg je als handelaar zelfs zicht op de hangende versus de nog uit te leveren verkopen. 

onFact helpt om de ijzeren stock te bewaken, wat kan door een waarschuwingsniveau – bijvoorbeeld 50 – in te stellen. Duikt de voorraad van het betrokken artikel onder de 50 stuks, dan geeft onFact een melding om bij te bestellen. Ook dat kan vlot vanuit onFact: plaats via een inkooporder een rechtstreekse bestelling bij je leverancier. Deze inkooporder zet je meteen om in een aankoop, die je dan weer koppelt aan je voorraad. Efficiënt en eenvoudig!