VIES

Wat betekent VIES?

VIES staat voor Vat Information Exchange System. Dit online-zoeksysteem laat toe om de validiteit van een Europees btw-nummer te controleren door in de nationale bestanden te kijken. Bij de intracommunautaire levering is de verkoper verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de btw-reglementering. Het systeem werd opgezet door de Europese Commissie.

Waar komt de informatie in VIES vandaan?

Bij de controle van het btw-nummer van een klant in een ander EU-land / Noord-Ierland via VIES, gaat die vraag online naar de relevante nationale databank. Die verifieert het btw-nummer. “Geldig" geeft aan dat het opgegeven btw-nummer inderdaad geldig is en vermeldt de naam en het adres dat daaraan gekoppeld werd. Is geen geldige informatie gevonden dan volgt de status "ongeldig”. De databanken van btw-nummers worden bijgehouden door de nationale belastingdiensten. Stel je vast dat informatie in VIES niet juist is, dan meld je dat aan de betrokken onderneming zodat die de nationale belastingdienst voor correctie kan vragen.

VIES in onFact?

onFact verifieert via VIES het btw-nummer van jouw klant(en). Dat doe je met de knop ‘Valideren’ bij het btw-nummer. VIES is bedoeld om na te gaan of een bedrijf grensoverschrijdende transacties onder de passende btw-regeling mag verrichten. Is dat niet het geval, dan volgt de status “ongeldig” (invalid). De controle in de VIES-database - dus los van onFact -  geeft 'Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU'. Dat wil niet zeggen dat het btw-nummer in kwestie niet bestaat of incorrect is, maar dat het niet goedgekeurd is voor dergelijke transacties.

Indien het btw-nummer bestaat maar VIES kan geen data ophalen, zal je manueel de bedrijfsgegevens van de klant in onFact moeten aanvullen (tenzij die al in je onFact klantenbestand zitten uiteraard).