Grootboekrekening

Wat is een grootboekrekening? 

Een grootboek registreert alle inkomsten en uitgaven van een bedrijf. Dat gebeurt door ze per soort in één van de verschillende grootboekrekeningen te schikken. Grootboekrekeningen zijn ofwel van het type balansrekening of van het type resultatenrekening.

Waarvoor dient een grootboekrekening?

Het grootboek geeft informatie over hoe de balans en resultatenrekening er na alle verrichtingen van een boekjaar voor staan. Elk element van de activa, passiva, kosten en opbrengsten zoals bijvoorbeeld de vaste activa of de afschrijvingen, heeft één of meerdere eigen (sub)rekeningen. Samen vormen zij het grootboek. Zo boek je het kopen van een vergadertafel bijvoorbeeld op de grootboekrekening “kantoorkosten”, de aankoop van een nieuwe voorraad goederen belandt op de grootboekrekening “voorraden”.

Grootboekrekeningen bieden dus het voordeel dat de bedrijfsleider in één oogopslag de kostenposten ziet. Je ziet dus meteen hoeveel de inrichting van een kantoor heeft gekost, welk bedrag naar de personeelskosten ging en of de elektrische bedrijfsfiets nog binnen het geplande budget bleef.  

Welk grootboekrekeningnummer gebruiken?

De Belgische overheid legt een uitgewerkt rekeningstelsel van grootboekrekeningen op, elk met hun eigen nummer. Daarmee is België uniek, omdat alle balansen transparant vergelijkbaar worden, zonder hoekjes en kantjes die bijvoorbeeld nogal wat buitenlandse balansen moeilijk of zelfs niet begrijpbaar maken.

Wie dat wil kan de grootboekrekeningen verder detailleren door onderrekeningen bijvoorbeeld om de kenmerkende activiteit beter te weerspiegelen. Het nummer van elke rekening volgt een structuur. Elke groep van rekeningen vormt op basis van dat eerste cijfer een rekeningklasse, zo spreken boekhouders van de zes en van de zeven rekeningen: alle kostenrekeningen beginnen met een zes, de inkomsten rekeningen (opbrengsten) met een zeven. De grote indeling:

0 – Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

1 – Eigen vermogen, voorzieningen voor risico’s en kosten en schulden op meer dan één jaar

2 – Oprichtingskosten, vaste activa (immateriële, financiële, materiële) en vorderingen op meer dan één jaar

3 – Voorraden en bestellingen in uitvoering

4 – Vorderingen en schulden op ten hoogste één jaar

5 – Geldbeleggingen en liquide middelen

6 – Kosten (maar ook andere elementen uit de resultatenrekening en resultaatverwerking)

7 – Opbrengsten (maar ook andere elementen uit de resultatenrekening en resultaatsverwerking)

Een verdere verdeling gebeurt door cijfers binnen een klasse toe te voegen. Een voorbeeld binnen klasse ‘2’:

20 – Oprichtingskosten

21 – Immateriële vaste activa

22 – Terreinen en gebouwen

23 – Installaties, machines en uitrusting

Op die manier kan een rekening steeds verder gedetailleerd worden. Een voorbeeld in dezelfde klasse met drie cijfers:

220 – Terreinen

221 – Gebouwen

Een voorbeeld met vier cijfers:

2211 – Kantoorgebouwen

2212 – Productiegebouwen

2213 – Commerciële ruimtes

Grootboekrekeningen in onFact

Ook onFact ondersteunt het gebruik van grootboekrekeningen om uitgaven en inkomsten zoals producten en diensten aan de gepaste grootboekrekening toe te kennen.

• Bij het verwerken van een aankoopfactuur herkent onFact de betreffende producten. Hun grootboeknummers worden opgeslagen bij het aankoopdocument.
• Bij het opstellen van een verkoopfactuur herkent onFact ook weer de producten en registreert de gepaste grootboeknummers bij het verkoopdocument.

Dat vergemakkelijkt de administratie in belangrijke mate, want bij het doorsturen van documenten naar de boekhouder, staan de juiste grootboekrekening voor verdere verwerking meteen bij elke verrichting.

De diepere onderverdeling van een grootboekrekening kan verschillen van onderneming tot onderneming. Contacteer je boekhouder om af te stemmen over de grootboekrekeningnummers die je in onFact best kan toepassen.