Factuurnummer

Verplichte vereisten factuurnummering

Wie begint te ondernemen, moet beslissen over de manier om facturen te nummeren. De Belgische wet verplicht dat de nummering van facturen uniek, chronologisch en ononderbroken moet zijn. Deze drie criteria tegelijkertijd.

  • Uniek: een factuurnummer is uniek als het maar één keer voorkomt in de reeks van facturen. Dus nooit dubbels. Dit criterium garandeert dat een factuur in de boekhouding dankzij haar nummer niet kan verward worden met een andere factuur (bovendien biedt het een middel waardoor opzoeken systematisch en dus snel kan gebeuren).
  • Chronologisch: betekent dat de facturen genummerd worden volgens het tijdstip waarop ze uitgeschreven worden: een jongere factuur heeft dus een lager nummer dan een oudere factuur. Een factuur uit maart kan dus geen hoger factuurnummer hebben dan een factuur uit januari van dezelfde boekhoudkundige periode.
  • Ononderbroken: de nummers moeten een ononderbroken op elkaar volgende reeks vormen, zonder lacunes (en zoals hiervoor gezegd, zonder dubbels). Hieruit volgt dat een verkeerd opgestelde factuur niet uit de reeks mag verdwijnen. De wet verplicht om alle uitgeschreven facturen, ook de verkeerde, in de reeks te laten en te bewaren. Annuleer de factuur met een creditnota en maak een nieuwe, correcte factuur op met een eigen uniek hoger volgnummer.

Ook voor creditnota’s gelden de vereisten van uniciteit en chronologie. Maar elke ondernemer en onderneming mag kiezen om ofwel de creditnota’s een eigen reeks nummers te geven, bijvoorbeeld CN met een volgnummer), of om ze mee te nummeren in de reeks van de facturen (bv. F220001, F220003, CN220004, F220005, …).

Praktische aanpak om facturen te nummeren

Het is zaak om met deze basiskennis over de nummering, het formaat dus de inhoud, samenstelling én lengte van de factuurnummers te kiezen. Wordt het een doorlopend volgnummer zonder meer, bestaat het nummer uit verschillende elementen zoals F + volgnummer en hoeveel posities zal elk nummer hebben? Opgepast, factuur nul (0) kan niet, de eerste factuur krijgt volgnummer 1.

Een bedrijf dat weinig facturen uitschrijft, bijvoorbeeld enkele tientallen per jaar, kan overweg met een doorlopend nummer. Wie veel facturen produceert, botst dan tegen het ongemak dat lange cijferreeksen veel mensen moeite oplevert (moeilijk leesbaar, gevaar voor fouten bij overnemen). Schat op voorhand in hoeveel facturen je zou maken, zodat het volgnummer uit voldoende karakters kan bestaan. Denk je aan 100+ facturen, dan kan het volgnummer meteen uit bv. drie cijfers bestaan (001, 002, …. 101, 102, …).

De samenstelling van een factuurnummer is vrij te kiezen: enkel cijfers, een combinatie van letters en cijfers (zeker ook cijfers), en andere aansluitende tekens zoals / of -, maar geen spaties. Dus F/22/101 mag, niet F 22 101. Denk toch goed na over het formaat. Een slimme keuze kan verwerking en opzoekwerk vooruithelpen en versnellen of net vertragen. Zo weet iedereen in het bedrijf dan dat F-2019-82 de 82ste factuur is in het boekjaar 2019. Een volgnummer in het vlakke formaat 96482 zegt niks, alleen dat er al veel facturen uitgeschreven zijn. Wie een datum in het nummerformaat verwerkt, gebruikt (weer) best een snel herkenbare reeks zoals F-2021-008. Opgepast, een nummer zoals F2022030001 waar 2022 het jaar aangeeft, 03 de maand kan ook mits de verdere nummering het volgnummer binnen de maand is. In april wordt dat dan F2022040001 etc.

De combinatiemogelijkheden zijn eindeloos. Sommige ondernemingen verwerken zelfs het klantnummer in de factuurnummers. Tip: hou de nummers en de formats overzichtelijk. Informatieve nummers zijn een voordeel, maar nummering met te veel informatiedelen worden snel onhandig gecompliceerd.

In onFact kan je werken met verschillende tags om het factuurnummer samen te stellen. Zo wijzigt de (vul)tag %Y in het betreffende jaartal (kalenderjaar), dus in 2022 komt er ‘2022’ in het factuurnummer te staan, in 2023 wijzigt dit automatisch naar ‘2023’, etc.

Opnieuw starten met volgnummer

Een deel van het factuurnummer en dus het ganse nummer zelf kan wijzigen op basis van het kalenderjaar, mits het uniek en oplopend blijft. Maar de reeks mag niet zomaar stoppen en herbeginnen. Opnieuw beginnen nummeren mag enkel bij het begin van een nieuw belastbaar tijdperk, dat is het boekjaar waar de eerste factuur dan nummer 1 krijgt, de tweede nummer 2 etc. Omdat een factuurnummer uniek moet zijn, zal bij een nieuwe start naast het volgnummer zelf een ander element de nieuwe reeks moeten identificeren. Het mee laten wijzigen van een jaartal is daarbij een vaak gebruikte optie.

Nummering per dagboek

Wie meerdere activiteiten heeft, mag per activiteit een aparte nummerreeks hebben. Zo bijvoorbeeld F-AD-22001 voor de eerste factuur als adviseur en F-W-22088 voor de 88ste factuur die zijn of haar winkel van benodigdheden uitschrijft. In boekhoudkundige termen betekent dit dat per activiteit een apart dagboek wordt gehouden. Per dagboek volgt de nummering weer de basisregels dus is het nummer chronologisch, uniek en niet onderbroken. Wie een facturatieprogramma kiest, kijkt best goed na of en in welke mate deze software de hierboven beschreven keuzes aankan. Een facturatiesoftware die geen keuzes laat, kan vervelende nadelen geven zoals de onmogelijkheid om een factuurnummer ‘betekenis’ te geven volgens de activiteit of de datum. Op dat vlak behoort onFact zeker tot de betere keuze, je maakt er eenvoudig meerdere dagboeken aan met een eigen nummerstructuur.