Dubbel boekhouden

Wat is dubbel boekhouden?

Als zelfstandige is je boekhouding een cruciaal instrument om doorlopend een goed beeld te krijgen en te houden van de situatie van jouw activiteit en/of bedrijf. Het is bovendien ook wettelijk verplicht om een correcte boekhouding te voeren, zodat je voldoende informatie kan verstrekken over alle inkomsten en uitgaven van je zelfstandige activiteit of van de onderneming. Bewijsstukken staven de bewegingen – in en uit en verschuivingen intern – denk daarbij aan facturen, rekeninguittreksels, afschrijvingstabellen, … De bewegingen worden weergegeven op boekhoudrekeningen of grootboekrekeningen. Het boekhouden kan volgens twee systemen: de enkelvoudige boekhouding of kas-boekhouding en het dubbel boekhouden. Volgens de principes van het goed bestuur is dubbel boekhouden de norm.

Bij dubbel boekhouden gebeurt de registratie van een transactie altijd op twee rekeningen. Bij een aankoop zal de voorraadrekening stijgen met de waarde van de aangekochte goederen, terwijl de bankrekening zal dalen met dat bedrag. De ene beweging staat exact tegenover de andere, wat meteen garandeert dat de boekhouder kan nagaan of geen vergissingen gemaakt worden.

Elke verrichting geeft dus aanleiding tot (minstens) twee boekingen, vandaar ‘dubbel’ boekhouden. “Minstens” omdat in één transactie soms drie posten (rekeningen) betrokken zijn. De aankoop hierboven voor een product dat je € 121,- betaalt, geeft:

• Voorraad stijgt met € 100,- (debet)
• Aftrekbare btw stijgt met € 21,- (debet)
• De bankrekening daalt met € 121,- (credit)

Slotsom = nul, maar administratief geven de rekeningen exact de nieuwe situatie weer met € 100,- extra voorraad, € 21,- meer schuld aan de btw-administratie en € 121,- minder op de bankrekening. Er is dus altijd een boekhoudkundig evenwicht.

In de oudere benadering spreekt men van grootboeken en dagboeken, maar dat is achterhaald. Je boekhouder werkt nu meteen op de rekeningen waarbij één transactie (zoals de aankoop hierboven) een ‘journaalpost’ is die in één combinatie de beweging administratief-boekhoudkundig registreert.

Een essentieel concept bij die verwerking zijn de begrippen debet en creditzijde. Eenvoudig voorgesteld betekent debet een toename en credit een afname. Omdat er naast actiefrekeningen ook passiefrekeningen bestaan is het mechanisme van toename en afname eerder complex. Hiermee gepast overweg kunnen is de specialisatie van je boekhouder.

Waarom dubbel boekhouden?

Dubbel boekhouden voorkomt vergissingen en geeft veel meer inzicht in de bedrijfsvoering per boekjaar omdat zij met gedetailleerde rekeningen werkt. Uitgaven en inkomsten worden naar soort geregistreerd, wat bijvoorbeeld leert welke klanten al een tijdje niets meer bestellen, maar ook en vooral: of en hoeveel winst of verlies gemaakt wordt. Deze boekhouding volgt ook de liquiditeit en de bronnen van stijgingen en dalingen daarvan, de zogenaamde liquiditeitsstromen. Dubbel boekhouden is de basis om een jaarlijkse balans op te stellen. Die geeft enerzijds de foto van de staat van een bedrijf op het einde van een boekjaar met de bezittingen, de vorderingen op klanten en de voorraden (debet), naast het eigen vermogen en de schulden (creditzijde). Maar zij toont ook de resultatenrekening. Dat is een staat die de bewegingen gedurende het boekjaar toont: hoeveel verkopen, welke en hoeveel kosten, welke afschrijvingen, hoeveel terugbetalingen aan banken ...