PEPPOL

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het is een beveiligd netwerk opgezet door de Europese Unie waarover bestanden, zoals een e-factuur in UBL-formaat verstuurd worden. PEPPOL wordt vaak gebruikt voor de uitwisseling van elektronische facturen.

Met dit platform wil men gestandaardiseerde uitwisseling van e-facturen organiseren (ontvangen en verzenden) zowel tussen bedrijven en overheden (B2G) als tussen bedrijven onderling (B2B).

Overheden in steeds meer landen verplichten bedrijven om bij hun transacties met overheidsdiensten (elektronische) facturen over PEPPOL te sturen. Dat is sinds 2017 de norm bij het factureren aan de Vlaamse overheid en haar diensten.  

Waarom Peppol gebruiken?

PEPPOL is te vergelijken met e-mail: elk bedrijf heeft een PEPPOL-adres met een inbox waarin facturen belanden. Facturen via dit kanaal versturen heeft belangrijke voordelen voor beide partijen:

  • Dankzij het UBL-formaat kunnen ontvangen facturen automatisch verwerkt worden. Alle softwaretoepassingen interpreteren het formaat en kunnen de data verwerken.
  • PEPPOL levert een sluitende ontvangstbevestiging zodat de aflevering van een factuur formeel bevestigd wordt. Geen discussies daarover.
  • Zoals bij alle elektronische gegevensuitwisseling winnen alle partijen tijd, worden fouten vermeden en verhoogt de efficiëntie door geautomatiseerde verwerking achteraf.

Wie kan via PEPPOL zenden?

Om e-facturen via PEPPOL te versturen moet een ondernemer of bedrijf zich registreren. Dat gebeurt op basis van het unieke ondernemingsnummer. onFact laat toe om met één klik je gratis registratie op PEPPOL te activeren. Facturen verzenden gebeurt naar het adres – de registratie – van de ontvanger die ook op PEPPOL geregistreerd is. In onFact zie je meteen of de ontvanger die je wil bereiken reeds actief is op PEPPOL en jouw berichten kan ontvangen.

Hoe ontvang je zelf een factuur via PEPPOL?

Zodra je als bedrijf geregistreerd bent, kunnen jouw leveranciers zelf e-facturen sturen. Komt een factuur in je PEPPOL-inbox terecht, dan verschijnt het document automatisch in je verwerklijst in onFact. Dankzij het universele UBL-formaat leest onFact het ontvangen document in, waardoor bijvoorbeeld een factuur volledig automatisch kan verwerkt worden. De factuur wordt ook meteen in onFact opgeslagen in de digitale zone waarin aankopen bewaard worden.