Hoe lang documenten bewaren?

Je activiteiten breiden uit, dus ook de administratie. Tijd om op te ruimen door wat documenten door de versnipperaar te halen! Maar is dat wel zo verstandig?

Verplichte bewaartermijnen (financiële) administratie

Je gaat best niet licht over de vernietiging van bedrijfsdocumenten … Elke ondernemer en ieder bedrijf is gebonden aan enkele verplichte bewaartermijnen voor documenten. De overheid maakt daarbij onderscheid tussen een aantal soorten documenten.

Fiscale documenten

Een kopie van de belastingaangifte moet je minstens 7 jaar bijhouden, of beter: tot het einde van het 7de jaar dat volgt op de belastbare periode. Die documenten zijn noodzakelijk bij een eventuele controle op de vennootschapsbelasting of btw. Heel wat documenten dienen als bewijs bij de aangifte, zoals:

• loonfiches
• de rekeningstaten van de boekhouding
• facturen
• attesten
• bankuittreksels en -documenten

Facturen, kredietdocumenten, bestuursdocumenten, ...

Facturen zijn essentieel in de contacten met de btw-administratie, maar ook als bewijs dat je een bepaald product of dienst hebt betaald – aftrekbare kosten – of geleverd, bijvoorbeeld als bewijs dat een klant jou nog geld schuldig is. De overheid hanteert naargelang het administratieve gebied, andere bewaartermijnen:

• de volledige boekhouding zoals het aankoopdagboek en het inventarisboek met alle achterliggende stukken: 7 jaar die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben. De zevenjarige termijn begint te lopen vanaf de afsluiting van het boekjaar. Meestal zijn er geen fysieke “boeken” meer, begrijp dus het aankoopdagboek als het aankoopjournaal (de aankooprekeningen).
• fiscale documenten die de vennootschapsaangifte staven: moeten ook 7 jaar bewaard worden.
• de btw-administratie vraagt ook een bewaringstermijn van 7 jaar.
• opgelet: voor specifieke verrichtingen is de bewaartermijn langer, bijvoorbeeld voor vastgoed 15 jaar. Bij investeringsgoederen bewaar je de facturen tot 7 jaar na het einde van de afschrijvingsperiode.
• beleids- en bestuursdocumenten zoals verslagen van de Algemene Vergadering of van de Raad van Bestuur moeten permanant beschikbaar blijven. Niet vernietigen!

Hoe jij je administratie en deze stukken/documenten bijhoudt, kies je zelf. Dat kan op papier of digitaal. Als je met een digitaal systeem werkt heb je in geval van controle vaak alles snel bij de hand. Maar pas op: de administratie kan de originele stukken ter nazicht eisen. Werp facturen dus niet weg! Besef ook dat jij als belastingplichtige moet zorgen dat digitale informatie toegankelijk blijft op de bedrijfszetel. Verlopen programmalicenties of een verandering van softwareleverancier zijn jouw beslissingen maar kunnen nooit dienen als excuus om bij een controle de gegevens niet aan te leveren.

Nog vragen? Bekijk dan de website van de FOD Financiën.