Een correcte creditnota opmaken

Je maakte een fout in de prijsberekening van de laatste factuur naar een klant. Dat kan gebeuren. Is de verleiding groot om die factuur snel-snel aan te passen en de klant een gewijzigde versie te bezorgen? Dat is niet de juiste aanpak en kan heel wat (btw) problemen geven. Werk met een kredietnota, ook geschreven als creditnota.

Wat is een creditnota?

Een creditnota vermindert de schuld die een klant door een eerder gestuurde factuur of facturen aan jou heeft. Het bedrag van de kredietnota hangt uiteraard af van de situatie. Zij kan een deel van een eerder opgestelde factuur kwijtschelden, of het volledige factuurbedrag neutraliseren.

Er zijn verschillende situaties waarin je als ondernemer een krediet opstelt:

• Een bestelling via je webshop wordt teruggestuurd en de klant verwacht terugbetaling;
• Een afspraak met de klant naar aanleiding van een probleem met een levering, bijvoorbeeld kleine schade of een onvoorzien lange levertermijn;
• Een eenvoudige reken- of tikfout in het factuurbedrag;
• ....

De creditnota formaliseert de correctie, zodat jouw administratie en die van de klant een duidelijk spoor bevat. Of het bedrag van de correctie wordt terugbetaald of verrekend wordt met andere facturen kan vrij bepaald worden. Maak daarover wel een duidelijke afspraak, zodat geen wrevel ontstaat.

Elementen van de creditnota

Voor de kredietnota gelden ongeveer dezelfde vormvereisten als voor het opstellen van een factuur. Let op volgende punten:

• Zorg voor een eigen nummerreeks, goed herkenbaar en uiteraard sluitend
• Verwijs op de kredietnota duidelijk naar de originele factuur waarop zij betrekking heeft
• Vermeld duidelijk ‘creditnota’ expliciet op het document

Waarom een kredietnota?

Ten eerste omdat je volgens de wet niet mag compenseren, dat is het terug-te-geven bedrag in mindering brengen bij een volgende factuur.

Nummering en boekhouding

Vernietig de verkeerde factuur niet, want elke factuur draagt een uniek nummer en moet in de boekhouding vermeld worden! Zoals eerder gesteld loopt de nummering van facturen en creditnota’s ononderbroken door, zonder gaten of dubbels.

Duidelijke afspraken met de klant

Het komt voor dat je onbedoeld de verkeerde partij factureert, bijvoorbeeld de privépersoon terwijl de vennootschap opdrachtgever is. Dat kan:

• Indien je de privépersoon krediteert en een nieuwe factuur opstelt aan de vennootschap
• Het is slim om de kredietnota aan de particulier pas af te leveren nadat de factuur aan het bedrijf betaald is want als het bedrijf van je klant de nieuwe factuur protesteert, heb je bij niet-betaling weinig in handen.

Bespaar jezelf moeilijkheden en administratief werk. Vraag vooraf duidelijk wie de opdrachtgever is en wie de schuldenaar wordt aan wie de factuur gestuurd wordt. Zorg dat deze informatie op papier (mail) staat ...

En als het bedrag naar boven verandert?

De fout kan ook het door de klant verschuldigde bedrag verhogen. Dan stuurt de leverancier/crediteur een debetnota met het nog te betalen bedrag. Hierover later meer!