Documenten uit onFact aan je boekhouder bezorgen

De mogelijkheden om te koppelen met je boekhouder zijn in onFact behoorlijk uitgebreid. Ze zijn onder te verdelen in vier categorieën:

1. Export naar UBL
2. Synchronisatie met server van boekhouder
3. Koppeling via aanleveringsplatform
4. Rechtstreekse koppeling met boekhoudprogramma

1. Export naar UBL

Om je factuurgegevens in te kunnen lezen in een boekhoudprogramma, moeten deze op een gestructureerde manier worden aangeleverd. Het bestand moet ook door een computer kunnen verwerkt worden. Een PDF-bestand is daarvoor minder geschikt, omdat dit minder machineleesbaar is.

Daarom worden bv. facturen vaak aangeleverd in UBL-formaat. Deze bestandsvorm kan makkelijk ingelezen worden in een boekhoudprogramma. In onFact kan je met één klik bv. je facturen van het voorgaande kwartaal selecteren en deze in UBL-formaat exporteren. Dit exportbestandje verzend je via e-mail naar je boekhouder, en klaar!

2. Synchronisatie met server van boekhouder

Je boekhouder kan een online ruimte met je delen, zoals bv. een Dropbox, Google Drive, OneDrive of eigen server van het boekhoudkantoor. onFact kan met deze ruimtes synchroniseren. Op die manier komen alle documenten die je in onFact hebt aangemaakt, automatisch in deze gedeelde ruimte terecht - zowel in PDF als in UBL-formaat. Elke 24u wordt er gesynchroniseerd zodat je documenten up-to-date blijven.

3. Koppeling via aanleveringsplatform

Er bestaan specifieke programma’s die optreden als aanleverplatform tussen jouw documentomgeving en het boekhoudpakket van de boekhouder. Deze platformen verwerken je documentgegevens al tot op zekere hoogte. Voorbeelden van dergelijke programma’s zijn ClearFacts, Basecone of CodaBox. Je kan vanuit onFact een koppeling met deze platformen opzetten, en vanuit je documentmodule de gegevens van bv. je facturen doorsturen.

4. Koppeling via aanleveringsplatform

De meest complete koppeling bereik je met een rechtstreekse link naar een boekhoudprogramma. Voorbeelden hiervan zijn o.a. ExactOnline of Yuki. Je boekhouder geeft je toegang tot jouw dossier in dit programma; dit koppel je aan je onFact-account. Je documentinformatie wordt nu rechtstreeks opgeladen in het boekhoudprogramma van je boekhouder. Vlotter kan haast niet!

Meer informatie? Vraag je boekhouder om met ons contact op te nemen via support@onfact.be. We bekijken samen welke integraties voor jou mogelijk zijn.