De elektronische factuur of e-factuur

De elektronische factuur of e-factuur laat toe om je volledige facturatieproces te automatiseren. Gebruik je facturatiesoftware, dan heb je in principe geen technische kennis nodig om je administratie via elektronische facturen te automatiseren.

Een digitale factuur is geen e-factuur

Laten we meteen een vaak voorkomende misvatting uitklaren. Het verzenden via e-mail van een factuur in pdf-formaat is geen e-facturatie, ook al gebeurt ze digitaal. Waar zit het verschil met een e-factuur?

Een PDF-bestand (Portable Document Format) is leesbaar voor mensen, maar moeilijker voor een computer. De indeling van het PDF-bestand is immers niet voldoende gestructureerd voor automatische verwerking. De elektronische factuur is dat wel onder de vorm van een zogenaamd xml-bestand, opgesteld volgens de UBL-standaard (Universal Business Language). Beide termen, UBL en xml, worden bij e-facturatie soms door elkaar gebruikt. Eenvoudig gesteld is een UBL-bestand de factuur volgens het xml-formaat. Soms spreekt men ook van ‘UBL-factuur’. Zo is de factuur leesbaar voor de computer. Gedaan met onnodig tikwerk!

TIP: Wanneer je met onFact factureert, verstuurt het programma zowel een PDF- als xml-bestand. Leesbaar voor de klant bij betaling en snel verwerkbaar door de programma’s van de boekhouder.

Waarom overschakelen naar e-facturatie?

De meest voor de hand liggende reden voor het gebruik van e-facturen is het vermijden van kopieer- en invoerwerk. Je moet geen orders meer gaan ontleden: de software zal automatisch de juiste velden (bv. rekeningnummer leverancier) vullen met de juiste waarde (bv. het effectieve IBAN-nummer).

• De e-factuur wordt bij ontvangst automatisch ingelezen en verwerkt in je softwarepakket. Geen risico op fouten!
• Geen gedoe met kopies want altijd elektronisch beschikbaar.
• Ook aan de andere zijde – bij de klant of diens boekhouder – kan de verwerking automatisch en sneller verlopen.

Elektronische facturatie en de boekhouding

Om met elektronische facturatie te werken heb je een boekhoud- of facturatieprogramma nodig dat UBL-documenten aankan. Courante softwarepakketten kunnen met UBL overweg, waarbij onFact een uitstekende keuze is.

Als je met een externe boekhouder werkt is de kans groot dat die momenteel met zijn boekhoudpakket UBL-bestanden kan verwerken. Is jouw facturatieprogramma niet rechtstreeks gekoppeld aan het programma van je boekhouder, dan kan je hem simpelweg je e-facturen bezorgen. Die kunnen ingelezen en verwerkt worden in het boekhoudprogramma. Zowel voor jou als de boekhouder bespaart dit tijd en kosten.

E-facturering: de norm bij de Vlaamse overheid

Sinds januari 2017 vraagt de Belgische overheid om facturen aan haar diensten elektronisch te bezorgen. Zij gebruikt onder meer het Europese PEPPOL-netwerk. PEPPOL is te vergelijken met een e-mailsysteem: elk bedrijf ontvangt een eigen PEPPOL-adres om e-facturen te verzenden. Die komen dan terecht in de inbox van de bestemmeling.

E-facturen via PEPPOL heeft voordelen voor zender en ontvanger:

• de UBL-facturen kunnen automatisch verwerkt worden;
• je ontvangt een sluitende bevestiging dat de factuur werd afgeleverd.

TIP: werk je met onFact, dan kan je eenvoudig facturen aan de overheid bezorgen via PEPPOL.